Twitter Page

Αναζήτηση

Αρχείο

ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ

Αρχική Σελίδα

Μετακόμιση γραφείου σε 5 βήματα

Η μετακόμιση γραφείου συνήθως φοβίζει τις επιχειρήσεις ενώ μπορεί να αποβεί πολύ πιο δύσκολη και απαιτητική από τη μετακόμιση μιας κατοικίας. Ας μη ξεχνάμε πως στις περισσότερες περιπτώσεις η μετακόμιση ενός γραφείου αφορά και επηρεάζει περισσότερα άτομα απ’ ότι αυτή ενός σπιτιού. Επιπλέον οι επιπτώσεις στην αποδοτικότητα των εργαζομένων πρέπει να ληφθούν υπόψη και να περιοριστούν όσο περισσότερο γίνεται. Συνεπώς πρέπει όλα να έχουν σχεδιαστεί εκ των προτέρων και με ιδιαίτερη προσοχή.

Το σημαντικότερο βήμα είναι μια πολύ καλή προετοιμασία. Εάν δεν υπάρχει οργάνωση και σχεδιασμός, η μετακόμιση ενός γραφείου μπορεί να μετατραπεί σε μια πολύ άσχημη εμπειρία για οποιαδήποτε επιχείρηση.

To-do-list

Το πρώτο βήμα είναι η σύνταξη μίας λίστας όλων όσων πρέπει να γίνουν. Όσοι είναι fans των to-do-lists εδώ θα δημιουργήσουν! Η λίστα πρέπει να συμπεριλαμβάνει όλα τα κρίσιμα θέματα μίας μετακόμισης; Τις επιλογές μεταφορικών εταιριών, ποια έπιπλα και έγγραφα θα πρέπει να μετακινηθούν στη νέα τοποθεσία, οδηγίες σχετικά με τους τρόπους συσκευασίας μεγάλων μηχανημάτων του γραφείου, απαρίθμηση των πολλών και ανάμεικτων εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν και πολλά άλλα. Ο σχεδιασμός δεν θα είναι ποτέ αρκετός!

Επιπλέον, πρέπει να έχει γίνει κατάλληλη προετοιμασία για τη μεταφορά όλου του εξοπλισμού. Αυτό συμπεριλαμβάνει την απομάκρυνση όλων των υγρών, όπως επίσης και την αποσυναρμολόγηση των μηχανημάτων και το κατάλληλο πακετάρισμα των κομματιών με αναγνωρίσιμες ετικέτες. Στην περίπτωση που το πακετάρισμα του εξοπλισμού είναι πολύ δύσκολο, τότε το καλύτερο που μπορεί να γίνει είναι να ανατεθεί αυτή η δουλειά σε μία εταιρία εξειδικευμένη στο αντικείμενο ή – πιο οικονομικά – να ζητηθούν οδηγίες και συμβουλές από την κατασκευάστρια εταιρία του κάθε μηχανήματος.

Ποιος θα κάνει τη μετακόμιση;

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να καταλάβουν καλά τις επιλογές τους πριν διαλέξουν μια επιχείρηση μεταφορών. Η κάλυψη ευθύνης και ασφάλισης πρέπει να μελετηθούν καλά για να κατανοηθούν οι όροι και οι συνέπειες σε περίπτωση που για παράδειγμα ένα αντικείμενο καταστραφεί κατά τη διάρκεια της μετακόμισης.

Μία συμβουλή είναι να ανατεθεί σε ένα μόνο άτομο η επικοινωνία με τη μεταφορική εταιρία. Το να είναι μόνο ένας υπεύθυνος για όλη τη συνεννόηση είναι πολύ καλύτερο από το να έχουν γίνει πολλές επικοινωνίες ταυτόχρονα από έναν αριθμό ατόμων με τους μεταφορείς. Αυτό σίγουρα θα βοηθήσει στο να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις και μπερδέματα.

Πότε;

Η μετακόμιση του γραφείου είναι προτιμότερο να γίνει μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Αυτό γιατί εάν οι εργαζόμενοι πακετάρουν τα πράγματά τους δύο ημέρες πριν τη μετακόμιση, θα χαθούν λιγότερες ημέρες εργασίας. Για παράδειγμα γίνεται προγραμματισμός ώστε οι εργαζόμενοι να έχουν πακετάρει μέχρι μία Πέμπτη και να γυρίσουν στην δουλειά την επόμενη Δευτέρα. Με αυτόν τον τρόπο θα υπάρχουν 3 ημέρες ελεύθερες για τη μετακόμιση και μόνο μία ημέρα εργασίας θα χαθεί – η Παρασκευή.

Πού θα είναι το νέο μου γραφείο;

Η αποδοτικότητα των εργαζομένων θα επηρεαστεί αναπόφευκτα από την αλλαγή. Άρα το ερώτημα είναι πώς θα βιωθεί η μετακόμιση ως μία ‘ευχάριστη’ αλλαγή για να περιοριστούν και οι αρνητικές επιπτώσεις. Ίσως το πιο βασικό από όλα είναι η έγκαιρη και πλήρης ενημέρωση των εργαζομένων για τις διαδικασίες της μετακόμισης. Για παράδειγμα ποιες ημέρες δεν θα χρειαστεί να εργαστούν και πότε θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει το πακετάρισμα των αντικειμένων. Επιπλέον τί πρέπει να πακετάρουν μόνοι τους, ποια μηχανήματα χρειάζονται αποσύνδεση, πώς θα πάρουν οδηγίες αν χρειαστεί, κτλ.

Το πιο σημαντικό όμως από όλα για να διασφαλιστεί αποδοτικότητα στην εργασία κατά τη διάρκεια της μετακόμισης είναι η σωστή συνεννόηση σχετικά με τον καινούργιο χώρο. Η εταιρία θα πρέπει να τον αξιολογήσει, να ταξινομήσει τα γραφεία και τον εξοπλισμό κατάλληλα και να επιτρέψει τη συμμετοχή των εργαζομένων στην επιλογή – εφόσον αυτό είναι δυνατό – του νέου τους γραφείου. Η αλλαγή πάντα φέρνει αναστάτωση και ο μόνος τρόπος η αναστάτωση να είναι ελεγχόμενη, είναι να υπάρχουν όλες οι πληροφορίες για τον καινούργιο εργασιακό χώρο διαθέσιμες. Για τις τελικές τοποθεσίες του κάθε γραφείου θα πρέπει να ενημερωθεί και η μεταφορική, καθώς είναι αναγκαίο να γνωρίζει πού ακριβώς θα αφήσει το κάθε κιβώτιο.

Το φαινόμενο της ετικέτας

Το λεγόμενο ‘labeling’, δηλαδή η τοποθέτηση ετικετών προς επισήμανση των εμπορευμάτων, είναι άλλο ένα πολύ σημαντικό θέμα μιας μετακόμισης. Καθώς όλα τα αντικείμενα προς μετακόμιση έχουν καταγραφεί στη λίστα της μεταφορικής, η καλύτερη λύση είναι να μπουν ετικέτες στα κιβώτια με τους αντίστοιχους αριθμούς όπως και στον κατάλογο απογραφής. Έτσι θα αποφευχθούν μπερδέματα όπως λάθος αντιστοίχιση γραφείου – υπολογιστή κ.τ.λ. Μάλιστα πολλοί μεταφορείς υποστηρίζουν πως καλό είναι να μπουν ετικέτες και σε αντικείμενα που δεν θα μετακινηθούν!

Θα μας βρείτε στη νέα μας διεύθυνση

Τέλος, ένα από τα πιο σημαντικά βήματα μίας μετακόμισης γραφείου, είναι κάτι που δεν χρειάζεται να αντιμετωπιστεί σε μια μετακόμιση σπιτιού: Να ενημερωθούν όλοι οι πελάτες και προμηθευτές για την καινούργια διεύθυνση. Μερικές φορές αυτό μπορεί να παραληφθεί αλλά όχι και να ξεχαστεί. Μία έξυπνη λύση είναι η ανάθεση σε ένα μόνο άτομο να επικοινωνήσει τη μετακόμιση και την καινούργια διεύθυνση, σε όλους τους συνεργάτες, πελάτες, και προμηθευτές.

Σε κάποιες περιπτώσεις θα πρέπει να είστε έτοιμοι να πληροφορήσετε και τις γειτονικές επιχειρήσεις για τη μετακόμιση, ειδικά εάν τα φορτηγά της μεταφορικής πρόκειται να κλείσουν το δρόμο, την είσοδο άλλων γραφείων, ή να χρησιμοποιήσουν ξένες θέσεις παρκινγκ. Το καλύτερο είναι να έχετε σχεδιάσει εκ των προτέρων πού και πότε τα μεταφορικά φορτηγά θα παρκάρουν για να φορτώσουν τα αντικείμενά σας από το παλιό γραφείο, όπως και αντίστοιχα για να ξεφορτώσουν στην καινούργια σας διεύθυνση, και να έχετε κάνει τις κατάλληλες συνεννοήσεις.

Η μετακόμιση ενός γραφείου δεν είναι εύκολη υπόθεση; απαιτείται καλός προγραμματισμός και σωστή επικοινωνία. Πάντως με έναν ακριβή και έγκαιρο σχεδιασμό, μπορείτε να γλιτώσετε πολλά προβλήματα και καθυστερήσεις.

ΑΦΗΣΤΕ ΤΟ ΣΧΟΛΙΟ ΣΑΣ: